1. СофтвареМицрософт ОффицеКако сарађивати у СхареПоинту из Оффице 365

Аутор: Веверка

СхареПоинт је Мицрософтова платформа за сарадњу тима заснована на веб локацији. Предузећа користе СхареПоинт Онлине за складиштење докумената, управљање пројектима и дозвољавају сарадницима да сарађују једни са другима.

СхареПоинт Онлине није нужно свеприсутан (присутан или пронађен свуда), али покушава да буде. Веб локације СхареПоинт Онлине дизајниране су тако да буду доступне свуда - са десктоп рачунара, лаптопа, таблет уређаја или паметног телефона. Без обзира на уређај који користите, садржај би требао бити доступан и једноставан за употребу.

Овај чланак представља СхареПоинт Онлине, говори вам како да пронађете пут око тимског сајта, учитавате и радите са датотекама у библиотекама докумената, делите датотеке са сарадницима, синхронизујете датотеке и ажурирате свој Оффице 365 профил.

Представљамо тимске странице

Веб локација СхареПоинт тима је радни простор за колаборацију у коме колеге могу да раде на истим датотекама, прате пројекте и међусобно комуницирају.

На слици је приказана типична веб локација СхареПоинт Онлине у прозору Оффице 365. Ове веб локације могу изгледати другачије овисно о томе како су их поставили администратори, али имају исте заједничке алате. Веб локација тима пружа средства за отварање апликација Оффице 365, учитавање и преузимање датотека и сарадњу са колегама. Ове странице објашњавају како се пријавити на тимски сајт и пронаћи свој пут око екрана.

Веб-локација тима СхареПоинт Онлине

Пријављивање на тимски сајт

Потребна вам је лозинка и мрежна адреса да бисте се пријавили на веб локацију СхареПоинт тима. Те ставке ћете вероватно добити од свог пријатељског администратора суседских система. Следите ове кораке да бисте се пријавили на веб локацију СхареПоинт тима:

  1.  Отворите веб прегледач и идите на веб локацију тима ваше организације. Како изгледа веб адреса вашег тима зависи од тога да ли ваша компанија користи сопствено име домена (као што је цомпани.цом) или подразумевани формат за именовање Оффице 365 (који изгледа нешто као иоурцомпани.схарепоинт.цом).  Ако се од вас затражи вјеродајница, унесите своје корисничко име, унесите лозинку и кликните на ОК. Шта ће се даље десити зависи од тога како изгледа ваше локално (локално) окружење и како је администратор конфигурирао СхареПоинт. Можете слетети на тимски сајт без да унесете своје корисничко име и лозинку.

Проналажење вашег сајта за СхареПоинт Онлине тим

Погледајте турнеју на претходној слици док обилазите типичну локацију Схарепоинт тима:

  • Покретач апликација: За покретање веб апликација Оффице 365. Због свог изгледа понекад га називају и мени са вафлима. Обавештења: За пријем административних и кориснички дефинисаних упозорења. Подешавања: За промену корисничких подешавања. Које опције добијате зависи од вашег нивоа привилегија. Кориснички мени: За пријављивање, одјављивање и преглед профила. Претрага сајта: За проналажење садржаја на сајту. Окно за навигацију: за приступ популарном садржају на тимском месту. Обично администратор веб локације одређује шта ће се појавити у окну за навигацију. Листе: За набрајање задатака које је потребно обављати, укључујући предмете радних пројеката и ставке опште намене „за направити“. СхареПоинт нуди унапред уграђене шаблоне за различите врсте листа од којих многе омогућавају да доделите ставке листе одређеним СхареПоинт корисницима. Библиотеке докумената: За хостинг датотека које ви и остали чланови тима можете отворити и радити.

Веб локација СхареПоинт је веб локација као и свака друга. Можете да направите обележиваче у прегледачу на местима у СхареПоинту која често посећујете.

Како радити са библиотекама докумената

Библиотека докумената је основно складиште података на СхареПоинт локацији. Не дозволите да вас реч документ превари. Можете сачувати било коју врсту датотека у библиотеци докумената.

Користите библиотеку докумената за складиштење датотека у сврху сарадње. Ове странице објашњавају како отварати датотеке у библиотеци докумената, учитавати датотеке, ко-уређивати датотеке и делити датотеке.

Отварање датотеке у библиотеци докумената

Следите ове кораке да бисте пронашли и отворили датотеку:

  1.  Користите навигациону траку да бисте пронашли и изабрали датотеку коју желите да отворите. Администратор је можда поставио пречицу до библиотеке докумената на почетној страници тима веб локације или негде другде на веб локацији.  Кликните на дугме Отвори (три тачке) поред имена датотеке коју желите да отворите. Појави се скочни прозор, као што је приказано. Приказује вам преглед датотеке тако да можете бити сигурни да сте отворили праву.  Кликните на дугме Више радњи (поново три тачке). На слици је приказано где се налази дугме Више радњи. Појави се скочни мени са свим могућим радњама које можете предузети са датотеком, као што је приказано.  Отворите датотеку. Датотеку можете отворити у Оффице апликацији за радну површину или Оффице Веб Апп:
  • Оффице десктоп апликација: Изаберите прву опцију на скочном менију. На пример, ако се бавите Ворд документом, изаберите Опен ин Ворд. Датотека се преузима на ваш рачунар, тако да на њој можете радити. Промјене које унесете у датотеку на рачунару аутоматски се преносе у копију похрањену на СхареПоинт. Оффице Веб Апп: Изаберите другу опцију на скочном менију, опцију са речју на мрежи у свом називу. Отвара се веб апликација тако да можете да измените датотеку.
СхареПоинт библиотека докумената

Ево пречице: Да бисте отворили датотеку у Оффице Веб апликацији, једноставно кликните њено име у библиотеци докумената.

Како радити са колегама на истој датотеци

Понекад када покушате да отворите датотеку, не можете то учинити јер је неко први стигао тамо. Администратори одлучују да ли више особа може истовремено да уређује датотеку.

Ако датотека дозвољава више уређивача, следите ове кораке да бисте отворили датотеку која се тренутно уређује и направите сопствени прилог:

  1.  Отворите датотеку у библиотеци докумената. Претходна тема у овом поглављу објашњава како отворити датотеку. На следећој слици је приказана Ворд датотека отворена у програму Ворд Веб Апп.  Потражите индикације да датотеку тренутно уређује колега. Као што је приказано, Ворд Веб Апп говори вам име (или имена) других који раде на датотеци. Ако пажљиво погледате, можете видети и локацију показивача других уредника. СхареПоинт је савршено у реду омогућавајући више људи сарадњи у истој датотеци.  Унесите своје уредничке промене у датотеку.  Када завршите са уређивањем, кликните дугме Назад у веб прегледачу или Покретач апликација Оффице 365 да бисте се вратили на тимску локацију. Не брините о чувању промена у датотеци. Оффице 365 аутоматски чува ваше измене.
Заједничко уређивање у СхареПоинт Онлине-у

Како учитати датотеке у библиотеку докумената

Следите ове кораке да бисте додали датотеку са свог рачунара у библиотеку докумената на СхареПоинт Онлине:

  1.  У СхареПоинту идите у библиотеку докумената у коју желите да учитате датотеку.  Кликните на Отпреми. Као што је приказано на следећој слици, појавит ће се дијалошки оквир Адд а Доцумент. Ако не видите дугме за отпремање у библиотеци докумената, обратите се администратору. Можда немате дозволу за учитавање датотека.  У дијалошком оквиру „Додај документ“ кликните на дугме „Изабери датотеке“.  У дијалошком оквиру Отвори изаберите датотеку коју желите да отпремите и кликните на Отвори. Можете да отпремите више датотека одабиром више од једне у дијалошком оквиру Отвори.  У дијалошки оквир Додај документ унесите коментаре верзије, ако је потребно. СхареПоинт се може конфигурирати за чување више верзија истог документа. Ваш администратор ће можда тражити да унесете коментаре да бисте описали датотеку коју отпремите.  Притисните ОК. Док сте на њему, погледајте да ли се датотека коју сте учитали појављује у библиотеци докумената.
отпремање у библиотеку докумената

Да бисте отпремили датотеке, можете да превучете једну или више датотека из прозора Филе Екплорер-а на рачунару и оставите их у библиотеку докумената. Како згодно!

Како делити датотеке са сарадницима

У СхареПоинт терминологији дељење значи да сарадници постану свесни датотеке коју могу да уређују. Након што делите датотеку, можете упозорити сараднике путем е-поште да је датотека дељена. Понекад администратори не дозвољавају некоме да дели датотеку, али ако можете да делите датотеке, следите ове кораке да бисте делили датотеку са сарадником:

  1.  Пронађите датотеку коју желите да делите и кликните на дугме Отвори. Потражите три тачке поред имена датотеке да бисте пронашли дугме Отвори. Појави се скочни прозор.  Кликните Дељење при дну искачућег прозора. Видјет ћете дијалошки оквир Дијељење, као што је приказано. канцеларија-позивница-сарадња Позив сарадника на сарадњу у досијеу.  Унесите име особе са којом желите да делите датотеку. СхареПоинт отвара падајућу листу чим започнете са уносом. Можете изабрати име са листе.  Унесите описну поруку. Можете објаснити шта је датотека и зашто је желите делити.  Изаберите или поништите опцију Захтевај пријаву. Поништите одабир опције Захтевај пријаву ако желите да делите датотеку са људима изван ваше организације. За уобичајену пословну употребу, одаберите ову опцију да бисте били сигурни да датотеку могу прегледати само чланови сајта тима.  Изаберите опцију Пошаљи позивницу е-поштом.  Кликните на дугме Дели.

Следећа слика показује како порука о дељењу изгледа особи која је прими. Прималац може да кликне на дугме Отвори да би отворио датотеку и почео да ради на њој.

Позив за дељење датотеке.

Како прегледати датотеке ван мреже

Понекад рачунар не може да приступи СхареПоинт Онлине порталу. На пример, замислите да сте у авиону и требате да ажурирате неке радне датотеке, али нисте повезани са СхареПоинт-ом. Да бисмо решили овај проблем приступа ванмрежном документу, Оффице 365 даје нам могућност за синхронизацију датотека. Синхронизација вам омогућава да приступите датотекама заснованим на СхареПоинту на вашем локалном рачунару и не морате да бринете о интернетској вези. Након што се поново повежете на Интернет (након што авион слети), ОнеДриве синхронизује датотеке са својим мрежним колегама.

Важно је схватити да ОнеДриве синхронизује две копије сваке датотеке, једну копију похрањену у библиотеци докумената на СхареПоинт Онлине, а другу копију локално смештену на рачунару.

Следите ове кораке за синхронизацију датотека СхареПоинт са датотекама истог назива на ОнеДриве-у:

  1.  У СхареПоинту пронађите библиотеку докумената коју желите да синхронизујете са рачунаром. Не морате да синхронизујете сваку библиотеку докумената са сајтова тима. Синхронизујте само датотеке којима желите да можете приступити ван мреже.  На менију библиотеке докумената кликните на Синц. Следећа слика приказује где се налази дугме за синхронизацију. Појавно обавештење вам говори да СхареПоинт преузима садржај библиотеке докумената и синхронизује је са својим клијентом ОнеДриве фор Бусинесс.  На пољу са обавештењима на Виндовс 10 траци задатака кликните на икону ОнеДриве. Као што је приказано, ова икона изгледа као облак. Појављује се листа недавно синхронизованих датотека, у овом случају датотека из библиотеке докумената.  У прозору ОнеДриве кликните на Опен фолдер да бисте видели копије локалних датотека. Од сада можете радити на овим датотекама локално или директно из СхареПоинта. ОнеДриве ће све промене синхронизовати аутоматски.

Зарањамо дубље у Оффице 365

Оффице 365 нуди екран Делве за ажурирање вашег профила и бољу комуникацију са члановима тима. У зависности од величине ваше организације, уверавање да је ваш Оффице 365 профил ажуриран може бити од велике помоћи. Сарадници могу погледати ваш Оффице 365 профил да виде да ли сте прави погодан за пројекат. Могу да погледају ваш профил и открију како да вас пронађу. Делве екран мало личи на портал друштвених медија по томе што нуди погодан начин за комуникацију са својим тимом.

Следите ове кораке да бисте се дубље укопали у Оффице 365:

  1.  У СхареПоинт Онлине отворите кориснички мени и кликните на Мој профил. Кориснички мени налази се у горњем десном углу екрана Оффице 365. Отвара се екран Делве, као што је приказано.  Употријебите контроле на екрану Делве да ажурирате свој профил и комуницирате са колегама. Можете да прилагодите овај екран како бисте се више представили својим колегама.  Кликните на Ажурирај профил када завршите са уносом промена.